8 astuces pour bien gérer votre temps au bureau

Nous sommes tous confrontés à cette question récurrente : comment faire pour réaliser un maximum de tâches dans une journée de travail ?

Je vous propose donc de tester les conseils suivants, basés sur ma modeste expérience et qui pourront j’espère vous aider à améliorer votre productivité au quotidien :

Consultez vos emails 2 ou 3 fois par jour uniquement : avez-vous déjà mesuré le temps que vous passez chaque jour sur votre messagerie ? faites-le, vous serez surpris ! J’ai pour ma part constaté que la consultation de mes emails pouvait me prendre jusqu’à deux heures par jour, et vous ? le fait de “s’interdire” de consulter ses emails toutes les 5 minutes me paraît plus productif, cela n’est pas toujours évident car nous avons tous pris la mauvaise habitude de considérer notre boîte email comme une messagerie instantanée, néanmoins vos collègues s’habitueront et qui sait, suivront peut-être votre exemple !

Priorisez vos tâches : cela paraît évident dit de cette façon, mais croyez-moi, le simple fait de lister et de numéroter vos tâches par ordre de priorité peut s’avérer compliqué au début. Néanmoins, cela vaut généralement le coup ! Vous allez peut-être vous rendre compte que vous consacrez trop de temps à des tâches qui n’apportent rien à vos projets en cours,…je vous recommande pour aller plus loin d’utiliser la matrice urgent/important visible ici: https://fr.wikipedia.org/wiki/Matrice_d%27Eisenhower que je trouve personnellement très utile.

Déléguez (lorsque vous pouvez) à vos collaborateurs ou collègues les tâches qui ne font pas partie de votre mission ou sur lesquelles vous ne pouvez pas apporter de valeur ajoutée. Bien sûr vous travaillez en équipe et il faut de temps en temps “donner la main” à un collègue, mais vous (comme moi) serez jugés sur l’avancement de vos projets et sur la réalisation de vos objectifs, rien ne sert de perdre du temps sur des missions qui ne vous concerne pas directement.

Apprenez à dire “non” : être identifié comme quelqu’un qui dit toujours ou souvent “oui” est un réel handicap dans une entreprise : votre temps risque d’être monopolisé par des demandes inutiles ou tout simplement hors de votre domaine de compétence. Je vous recommande de prendre le temps de la réflexion avant de dire oui, cela vous permettra de faire le tri entre ce qu’il faut réellement faire et ce qui peut attendre ou être fait par quelqu’un d’autre. Enfin, il y a de nombreuses façons de dire “non”, la priorité reste à la fluidité et à la qualité de la communication avec vos collaborateurs, il faut trouver le bon compromis.

Concentrez-vous sur vos objectifs à moyen et long terme : le plus souvent il est relativement aisé de se focaliser sur les objectifs à court terme, mais quels sont vos objectifs à moyen et long terme ? êtes-vous dans la bonne direction ? il est toujours intéressant de prendre un peu de recul pour mesurer ce qu’il reste encore à accomplir et redresser le cap si cela est nécessaire.

Ménagez-vous des plages horaires (au moins 30 minutes sans interruption) dans la semaine pour les tâches qui vous demandent le plus de concentration, si possible essayez de vous isoler dans votre bureau ou ailleurs dans un endroit calme et faites savoir à vos collaborateurs que vous ne souhaitez pas être dérangé.

Levez-vous et allez voir vos collègues dans leur bureau lorsque c’est possible, à cela deux raisons : d’une part vous bougerez (ce n’est jamais très bon pour votre corps de rester assis pendant des heures) et d’autre part j’ai constaté qu’une discussion en face en face est toujours plus constructive qu’un envoi d’emails ou même qu’un appel téléphonique. Le temps possiblement gagné avec un appel téléphonique ou un email sera souvent largement rattrapé.

Prenez des notes : pendant vos entretiens ou réunions, il est indispensable de prendre des notes. Je suis toujours surpris de constater le nombre de personnes qui assistent à des réunions sans prendre aucune note. Certains d’entre eux sont peut-être dotés d’une mémoire hors du commun mais d’une manière générale prendre des notes permet de structurer sa pensée, d’avoir une trace de ce qui s’est dit pendant la réunion et surtout de mémoriser, de nombreuses études ont montré que notre cerveau retient beaucoup plus facilement une information qui a été écrite. Vous gagnerez du temps !

Conclusion :

En résumé, bien gérer son temps est une question de priorités : vos priorités et celles des autres, autrement dit comment interagir au mieux avec vos collaborateurs, votre hiérarchie, vos clients, vos fournisseurs ou partenaires dans le but d’atteindre vos objectifs et surtout, luxe suprême, de faire face aux imprévus avec sérénité et efficacité.