Quelles pratiques pour assurer le succès du changement d’organisation de votre entreprise ?

Lors du lancement d’un nouveau processus, les managers doivent comprendre à la fois comment le projet fonctionnera d’un point de vue technique et comment ils s’assureront que les gens utilisent réellement le nouveau système ou processus. Les deux parties de cette équation sont nécessaires pour qu’une organisation en ait pour son argent ; pour la seconde moitié, les encadrants ont besoin d’un plan d’adoption qui leur donnera une série de mesures proactives pour stimuler l’adoption par les utilisateurs.

Dans cet article, nous examinerons les meilleures pratiques à respecter lors de l’élaboration de la stratégie de changement d’organisation de votre entreprise.

Principes clés de gestion du changement d’organisation

Il existe plusieurs principes de gestion du changement organisationnel que toute entreprise devrait respecter :

Se faire une idée du terrain

Avant de mettre en œuvre une nouvelle solution ou d’introduire un nouveau processus dans votre entreprise, asseyez-vous avec vos employés et ayez des conversations honnêtes pour obtenir le plus d’informations possible. Idéalement, cette information devrait vous aider à identifier et à vous préparer à tout obstacle potentiel qui pourrait survenir au cours du projet. Envisagez de créer des sondages et d’organiser des entrevues et des ateliers afin de donner aux employés de multiples options pour interagir avec votre équipe de management.

Mettre l’accent sur la valeur du changement

Même si vous voyez la valeur d’un changement organisationnel, il se peut qu’il ne soit pas immédiatement apparent pour les utilisateurs finaux. Les utilisateurs finaux sont plus susceptibles de s’adapter aux changements s’ils comprennent comment ils seront affectés par ceux-ci – et, plus précisément, comment ils pourraient en tirer profit. Passez un message qui trouve un écho auprès des utilisateurs finaux de votre entreprise, adoptez un discours simple et renforcez la valeur du projet dans toutes vos communications et formations.

Travaillez du haut en bas

Pour que le changement soit efficace, il doit être appliqué uniformément à tous les niveaux, y compris les cadres supérieurs et la direction de l’entreprise. Les cadres supérieurs et la direction sont en mesure de définir la vision et de donner le ton au projet. Il est donc important qu’ils s’engagent dans des initiatives de gestion du changement, qu’ils présentent un front uni et qu’ils travaillent à inspirer confiance aux employés.

Reconnaître les leaders informels

Le leadership n’a pas toujours besoin de venir de la direction. Il peut venir de n’importe où au sein de l’organisation. Ces leaders informels sont d’une valeur inestimable à toutes les étapes du processus de changement, de la formation à la mise en service, et assurent la liaison entre les utilisateurs finaux et l’équipe de projet. Lorsqu’il s’agit d’identifier d’éventuels leaders informels, il faut se tourner vers des employés qui sont très respectés par leurs pairs et qui ont prouvé qu’ils connaissent l’entreprise.

Communiquez tôt et souvent

Une communication efficace est la clé de l’adoption des messages et de la gestion efficace du changement organisationnel de l’entreprise. Après la communication initiale, les dirigeants doivent rappeler régulièrement aux utilisateurs finaux la valeur du projet en question. Il y a plusieurs façons de le faire sans que vos messages ne deviennent redondants : Répondre aux questions ou aux préoccupations actuelles sur les projets antérieurs, se concentrer sur les avantages auxquels les gens peuvent s’attendre et définir clairement les attentes. Idéalement, votre plan de communication devrait informer, soutenir et renforcer la confiance.

Offrir une formation complète

Afin de s’adapter au changement, les utilisateurs finaux doivent d’abord comprendre ce qu’ils doivent faire pour soutenir le processus. Lors de l’élaboration du matériel de formation, veiller à renforcer la valeur du projet, à former les personnes sur le nouveau processus et les nouvelles caractéristiques pour les renforcer, à mesurer la capacité de chaque utilisateur et à établir des pratiques exemplaires et un programme de formation pour une utilisation future. Assurez-vous que le programme est axé sur les rôles de chacun afin que les participants de chaque séance de formation puissent appliquer ce qu’ils ont appris à leur propre fonction.

Offrir un soutien continu

Le soutien ne devrait pas seulement prendre la forme d’un soutien technique, mais aussi d’un engagement de la direction, d’un soutien commercial de la part des personnes influentes et de l’équipe de projet, de processus de gouvernance pour les nouvelles fonctions, de formation continue, de communications cohérentes de la part des dirigeants, de sondages auprès des utilisateurs, de mesures d’adoption, de compétence, d’utilisation et de productivité.

Un acronyme simple : ADKAR

Créé par Jeff Hiatt, fondateur de Prosci, ADKAR est “un cadre pour comprendre le changement au niveau individuel” qui vise à aider les entreprises à mettre en œuvre avec succès le changement organisationnel.

ADKAR signifie :

Prise de conscience (Awarness) : Les gens ont tendance à craindre l’inconnu. En expliquant aux employés pourquoi un changement se produit, ce qu’il symbolise et à quoi s’attendre à chaque étape du projet, vous pouvez éliminer une partie de cette crainte.

Désir (Desire) : Les utilisateurs finaux sont plus susceptibles d’adopter de nouveaux systèmes ou processus s’il y a quelque chose à gagner pour eux ou leurs clients. Prenez le temps de communiquer efficacement et de démontrer les avantages spécifiques que le changement apportera aux clients et aux différents postes et départements de votre organisation.

La connaissance (Knowledge) : Pour que les utilisateurs finaux puissent adopter de nouveaux systèmes et processus, ils doivent d’abord comprendre comment ils fonctionnent et comment les utiliser. En plus de la formation de base, responsabiliser les employés en leur montrant ce qu’ils doivent faire pendant la transition et en leur communiquant les compétences et les comportements nécessaires pour soutenir le changement.

Capacité (Ability) : Une fois la formation de l’utilisateur final terminée, mettez à l’épreuve les compétences nouvellement acquises par les employés afin de vous assurer qu’ils comprennent bien le concept et les capacités dont ils disposent.

Renforcement (Reinforcement) : Le changement ne s’arrête pas à la mise en service. Établir des politiques, des procédures et des processus pour fournir aux employés un soutien continu afin qu’ils puissent continuer à s’adapter au changement organisationnel et à l’adopter pour les années à venir.

Conclusion :

Changer la culture organisationnelle d’une entreprise n’est pas une mince affaire. Que le changement soit petit ou grand, sa portée stratégique peut avoir un impact majeur sur l’entreprise. Le projet de changement doit être bien encadré pour éviter la naissance de problèmes additionnels.